Datenschutzhinweise für Angehörige der Fachkreise

Stand: 06.07.2023

Die SERVIER Deutschland GmbH, Elsenheimerstr. 53, 80687 München (“SERVIER“) verarbeitet personenbezogene Daten von Angehörigen der Fachkreise im Einklang mit den anwendbaren gesetzlichen Anforderungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO“). Nachfolgend erläutern wir Ihnen, welche Daten SERVIER von Ihnen speichert, wie Ihre Daten verwendet werden, und welche Rechte Sie im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer Daten haben.

Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzhinweise für Angehörige der Fachkreise finden Sie unter www.servier.de/datenschutz/. Für Ihre Nutzung der Website www.servier.de und www.myservier.de gelten gesonderte Datenschutzhinweise, die Sie jederzeit unter www.servier.de/datenschutz/datenschutzhinweise-von-servier-in-deutschland/ abrufen können.

Dieses Dokument gliedert sich wie folgt:

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die SERVIER Deutschland GmbH als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO verantwortlich.

2. Wie kann ich SERVIER kontaktieren?

Sie können SERVIER, sowie den Datenschutzbeauftragten von SERVIER, jederzeit unter den nachfolgenden Kontaktdaten erreichen:

Verantwortlicher:	Datenschutzbeauftragter:
Servier Deutschland GmbH Elsenheimerstr. 53 80687 München info-de@servier.com Tel.: +49 89 570 95-01 Fax: +49 89 570 95-126	Servier Deutschland GmbH Elsenheimerstr. 53 80687 München datenschutz-de@servier.com Tel.: +49 89 570 95-01

3. Welche Daten werden von mir erhoben, gespeichert und verarbeitet?

SERVIER erhebt, speichert und verarbeitet personenbezogene Daten, die Sie gegenüber SERVIER offenlegen (etwa sofern Sie sich für eine Veranstaltung anmelden oder Informationsmaterialien anfordern) oder die SERVIER sonst im Rahmen der Interaktion und Zusammenarbeit mit Ihnen erfasst (etwa sofern Sie als Referent für SERVIER tätig werden, Arzneimittelmuster von SERVIER erhalten, oder die Beratung und Betreuung durch den Außendienst in Anspruch nehmen). Dies kann beispielsweise die folgenden Informationen erfassen (soweit jeweils für die unter Ziffer 5 genannten Zwecke erforderlich):

Name, Titel, Firmeninformationen, Fachgebiet, Spezialisierung, Status (niedergelassener Arzt/angestellter Arzt), berufliche Adresse (z.B. Klinik-/Praxisanschrift), berufliche Kontaktdaten (E-Mail, Telefon und/oder Telefax), lebenslange Arztnummer (LANr), berufliche Tätigkeitsbereiche, Vertragshistorie (z.B. zu Tätigkeiten als Referent, Autor oder Berater), Dokumentation zu medizinisch/wissenschaftlichen Anfragen, Informationen bezüglich Ihrer ärztlichen Tätigkeit und Ihren Präferenzen zu unseren Produkten, Dokumentation der Außendienstbesuche sowie sonstiger Interaktion (Zeitpunkt, Art der Interaktion, besprochene Präparate), Informationen zu Ihrer Teilnahme an Kongressen, Veranstaltungen und/oder Seminaren, Dokumentation der empfangenen Honorare, Zuwendungen und geldwerten Leistungen, Dokumentation zu von Ihnen angeforderten Informationen oder Arzneimittelmustern.

In der Regel werden die Daten direkt von Ihnen erhoben. Es kann aber sein, dass wir bestimmte Daten (einschließlich der vorstehend aufgeführten Daten) auch aus öffentlichen Quellen (z.B. Internet) oder von Dritten erhalten (einschließlich von Gesellschaften der SERVIER-Gruppe, oder externen Dienstleistern, die als Datenlieferanten im Bereich des Gesundheitswesens tätig sind).

Sofern Sie beispielsweise als Referent für SERVIER tätig werden, erhebt, speichert und verarbeitet SERVIER auch etwaige Evaluationen durch Teilnehmer oder Rezipienten sowie ggf. weitere Informationen zu Ihrer fachlichen Qualifikation und zur Einsatzmöglichkeit als Referent, die (auch) aus öffentlichen Quellen (z.B. Internet) stammen, einschließlich etwaiger Zusatzqualifikationen, Eignung für bestimmte Vortragsthemen, Anzahl der Publikationen sowie Dauer der beruflichen Tätigkeit.

Zudem kooperiert SERVIER mit externen Dienstleistern, um relevante Stamm- und Adressdaten von Angehörigen der Fachkreise in den für SERVIER interessanten Geschäftsbereichen zu erhalten sowie um die Qualität und Aktualität der bei SERVIER gespeicherten Daten sicherzustellen. Hierzu erhält SERVIER regelmäßig folgende Daten: Name, Titel, Firmeninformationen, berufliche Adresse(n), LANr, Angaben zur Anstellung, Fachrichtung und Spezialisierung.

4. Bin ich verpflichtet, meine Daten anzugeben?

Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen. Es kann aber sein, dass wir in bestimmten Fällen Ihre Daten benötigen, etwa um einen Vertrag mit Ihnen zu begründen oder durchführen zu können (z.B. über Ihre Teilnahme an einem Kongress). Auch dürfen wir Ihnen beispielsweise nur dann Muster unserer Arzneimittel überlassen, wenn wir Ihre Anfrage und die Musterabgabe gemäß den gesetzlichen Anforderungen ordnungsgemäß dokumentieren. Wir werden Sie in diesen Fällen – soweit erforderlich – gesondert darüber informieren, ob die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben ist, welche Daten wir von Ihnen benötigen und welche möglichen Folgen die Nichtbereitstellung hätte.

5. Für welche Zwecke werden meine Daten verarbeitet, und auf welcher Rechtsgrundlage?

5.1 Verwaltung und Abwicklung von Vertragsbeziehungen

SERVIER verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Begründung oder Abwicklung einer vertraglichen Beziehung mit Ihnen erforderlich ist. Dies kann beispielsweise die Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen (einschließlich Webinaren), die Tätigkeit als Referent, Autor und/oder Berater, oder die Teilnahme an Studien erfassen, einschließlich etwaiger Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen.

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten stützen wir uns auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages bzw. zur Durchführung diesbezüglicher vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen. Zudem stützen wir die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung der Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere:

Interesse an der Bereitstellung oder Vermittlung der jeweiligen Services (z.B. sofern eine Veranstaltung nicht durch uns sondern Dritte durchgeführt wird);
Interesse an der Sicherstellung der sachgerechten Vergütung (etwa eines Referenten) sowie Einhaltung der diesbezüglichen gesetzlichen Anforderungen, insbesondere Ermittlung einer fairen und dem Markt angemessenen Vergütung und Erstellung entsprechender Dokumentation zu Nachweiszwecken;
Interesse an der Dokumentation und Evaluation der durch Sie durchgeführten vertraglichen Tätigkeit (etwa bei einer Referententätigkeit), insbesondere vor dem Hintergrund einer etwaigen zukünftigen erneuten Zusammenarbeit mit SERVIER;
Interesse an der Sicherstellung und Dokumentation der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen (etwa Antikorruptionsgesetze, Vorgaben im Hinblick auf Durchführung von Studien (etwa Anzeige und Meldepflichten), handels- und steuerrechtliche Anforderungen), einschließlich Erbringung des Nachweises über die von Ihnen erbrachte Tätigkeit sowie die gezahlte Vergütung und Kostenübernahme;
Interesse an der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Darüber hinaus werden Ihre im Zusammenhang mit der Verwaltung und Abwicklung der Vertragsbeziehung erhobenen Daten von SERVIER – soweit relevant und erforderlich – für die in Ziffer 5.2 sowie Ziffern 5.5 bis 5.8 aufgeführten Zwecke verarbeitet und hierzu, ggf. auch nach Vertragsende, von SERVIER gespeichert.

5.2 Transparenzanforderungen (AKG e.V./ EFPIA)

Als Mitgliedsunternehmen des Vereins Arzneimittel und Kooperation im Gesundheitswesen e.V. (AKG e.V.) sowie als verbundenes Unternehmen des der European Federation of Pharmaceutical Industries (EFPIA) angehörenden Mutterkonzerns, unterstützt SERVIER die Umsetzung der AKG-Transparenzregelung zur Förderung der Transparenz im Rahmen von finanziellen Zuwendungen an Angehörige der Fachkreise und Organisationen des Gesundheitswesens. Nach dieser Transparenzregelung ist SERVIER gehalten, in einer öffentlich zugänglichen Liste jährlich bestimmte Informationen zu geleisteten Zuwendungen (d.h. einseitige Zuwendungen, inklusive vermögenswerte Zuwendungen im Zusammenhang mit Fortbildungsveranstaltungen, Spenden und andere einseitige Geld- oder Sachleistungen, sowie aufgrund von gegenseitigen Verträgen geleistete Zuwendungen) zu dokumentieren und zu veröffentlichen. Die auf der Grundlage eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags (siehe oben Ziffer 5.1) zu zahlende Vergütung, sowie die Übernahme bzw. Erstattung etwaiger Reise- und Übernachtungskosten sowie ggf. anfallende Registrierungsgebühren sind Zuwendungen, die von der AKG-Transparenzregelung umfasst sind.

Um die an Sie geleisteten Zuwendungen unter Nennung Ihres Namens sowie Ihrer Praxis- oder Geschäftsadresse auf der deutschen Website von SERVIER (www.servier.de) veröffentlichen zu dürfen, wird SERVIER Sie auf separatem Wege um Ihre ausdrückliche Einwilligung bitten. Sollten Sie Ihre Einwilligung nicht erteilen wollen, werden die an Sie geleisteten Zuwendungen ausschließlich in aggregierter Form, d.h. ohne, dass ein Bezug zur Ihrer Person möglich ist, veröffentlicht.

SERVIER stützt die Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorstehenden Zwecken, einschließlich der Speicherung zu Dokumentationszwecken sowie einer etwaigen Anonymisierung Ihrer Daten im Fall einer Veröffentlichung geleisteter Zuwendungen in aggregierter Form, auf die Notwendigkeit der Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen von SERVIER an der Einhaltung der Vorgaben der AKG-Transparenzregelung sowie der transparenten Dokumentation der an Angehörige der Fachkreise und Organisationen des Gesundheitswesens geleisteten Zuwendungen.

5.3 Bearbeitung von Anfragen und Reklamationen

Sie haben die Möglichkeit, mit SERVIER über unterschiedliche Kanäle in Kontakt zu treten, um medizinisch/wissenschaftliche Anfragen zu stellen, Reklamationen zu Produkten anzumelden, (als Apotheker) Anforderungen auf Lagerwertverlustausgleich zu stellen, oder sonstige Anliegen vorzubringen.

SERVIER verarbeitet etwaige Daten, die Sie uns im Rahmen von solchen Anfragen mitteilen (wie etwa Anrede, Vor- und Zuname, gewünschter Kanal zur Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon, Post), Fragestellung/Kommentar bzw. Inhalt der Reklamation sowie Zeitpunkt des Eingangs), für die Bearbeitung Ihres Anliegens, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Sicherstellung der effektiven und gesetzeskonformen Bearbeitung und Dokumentation Ihres Anliegens sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) erforderlich ist.

Soweit Sie uns im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme (oder der diesbezüglichen weiteren Korrespondenz) gesundheitsbezogene Informationen zu Ihrer Person übermitteln, stützen wir uns für die Verarbeitung dieser gesundheitsbezogenen Daten auf Ihre Einwilligung. Durch das Absenden Ihrer Anfragen/Kommentare (per Brief, Fax, E-Mail) erklären Sie sich damit einverstanden, dass SERVIER etwaige gesundheitsbezogene Informationen zu Ihrer Person, die Sie im Rahmen Ihrer Anfrage/Kommentare bzw. der diesbezüglichen weiteren Korrespondenz an SERVIER übermitteln, für die vorstehenden Zwecke erheben, speichern und verarbeiten darf. Bei Kontaktaufnahme per Telefon werden Sie im Rahmen Ihres Telefonats um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung etwaiger gesundheitsbezogener Daten zu Ihrer Person gebeten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Auch wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, kann es sein, dass wir Ihre Daten auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen weiter speichern und verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Darüber hinaus werden Ihre im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Anfragen und Reklamationen erhobenen Daten von SERVIER – soweit relevant und erforderlich – für die in Ziffern 5.5 bis 5.8 aufgeführten Zwecke verarbeitet und hierzu, ggf. auch nach Bearbeitung Ihres Anliegens, von SERVIER gespeichert.

5.4 Bestellung von Fachkreis- und Patienteninformationen

Sie haben die Möglichkeit, mit SERVIER über unterschiedliche Kanäle in Kontakt zu treten, um Fachkreis- und Patienteninformationen zu bestellen.

SERVIER verarbeitet etwaige Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bestellungen übermitteln (wie etwa Anrede, Vor- und Zuname, Adresse, ggf. gewünschter Kanal zur Kontaktaufnahme) zur Durchführung und Abwicklung Ihrer Bestellung, soweit dies zur Erfüllung des mit Ihnen begründeten Vertrages (falls im Rahmen Ihrer Bestellung ein Vertragsschluss erfolgt) sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Sicherstellung der effektiven und gesetzeskonformen Bearbeitung Ihrer Bestellung sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) erforderlich ist.

Darüber hinaus werden Ihre im Zusammenhang mit der Bestellung von Fachkreis- und Patienteninformationen erhobenen Daten von SERVIER – soweit relevant und erforderlich – für die in Ziffern 5.5 bis 5.8 aufgeführten Zwecke verarbeitet und hierzu, ggf. auch nach Bearbeitung Ihres Anliegens, von SERVIER gespeichert.

5.5 Kontaktaufnahme zur Information über Produkte und Dienstleistungen von SERVIER; Bereitstellung von fachlichen Publikationen und Informationen

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit SERVIER kann es sein, dass wir Sie für bestimmte Formen der von Ihnen gewünschten Kommunikation (z.B. E-Mail Newsletter, Print-Mailings, Mailing Serie mit Expertentipps, etc.) um Ihre vorherige Einwilligung bitten. Sofern Sie uns Ihre entsprechende Einwilligung erteilen, verarbeiten wir Ihre im Rahmen Ihrer Einwilligung bezeichneten Daten, um Ihnen über die von Ihnen ausgewählten Kanäle (insb. E-Mail, Telefon, Fax) regelmäßig die gewünschten Informationen zu Produkten und Dienstleistungen von SERVIER zukommen zu lassen.

Die Verarbeitung Ihrer Daten für diese Zwecke erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Die Erteilung dieser Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Darüber hinaus werden Ihre im Zusammenhang mit der Erteilung Ihrer Einwilligung erhobenen Daten von SERVIER – soweit relevant und erforderlich – für die in Ziffern 5.6 bis 5.8 aufgeführten Zwecke verarbeitet und hierzu, ggf. auch nach Bearbeitung Ihres Anliegens, von SERVIER gespeichert.

Auch ohne die Erteilung einer gesonderten Einwilligung kann es aber sein, dass wir Ihnen per Post oder über unseren Außendienst bestimmte fachliche Publikationen und sonstige Informationen (z.B. Print-Mailings), einschließlich zu Produkten und Dienstleistungen von SERVIER, zukommen lassen, etwa wenn Sie gegenüber einem Außendienstmitarbeiter Ihr Interesse am Erhalt der fachlichen Publikationen und Informationen bekunden. Die Verarbeitung der bei uns gespeicherten Daten stützen wir auf die Notwendigkeit der Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Pflege der Geschäftsbeziehung mit Ihnen, insbesondere der effektiven und zielgerichteten Betreuung durch SERVIER, sowie an der wirtschaftlichen Ausgestaltung unseres Angebots. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für diese Zwecke jederzeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen widersprechen.

5.6 Verwaltung und Pflege der Geschäftsbeziehung; Betreuung und Beratung durch SERVIER; Auswertung zur Marktanalyse und Optimierung des Angebots; Marktforschung

SERVIER speichert und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Interaktion und Zusammenarbeit von Ihnen oder Dritten erhalten, zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Interesse an der Dokumentation, Verwaltung und Pflege der geschäftlichen Beziehung), soweit dies zur Dokumentation und Abwicklung der geschäftlichen Kontakte, zur Sicherstellung der effektiven und zielgerichteten Betreuung und Beratung (einschließlich durch persönliche Besuche durch den Außendienst), zu Zwecken des wissenschaftlichen Austausches, zur Bereitstellung von fachlichen Informationen und Services sowie zur Optimierung der zukünftigen Zusammenarbeit und Stärkung der geschäftlichen Beziehung erforderlich ist.

Ihre Daten werden von SERVIER ferner zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Marktanalyse und Marktforschung, Optimierung und wirtschaftliche Ausgestaltung des Angebots, zielgruppenspezifische Ausrichtung der Produkte und Dienstleistungen von SERVIER) zusammengeführt, kategorisiert (einschließlich aufgrund Ihres Verordnungsverhaltens) und ausgewertet. Die Ergebnisse der Auswertung verwenden wir auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses, um unser Angebot zu verbessern und Ihnen abgestimmte Dienste und Informationen (etwa im Hinblick auf Ihre fachliche Klassifizierung) anbieten zu können (siehe zu den Formen der Kontaktaufnahme auch vorstehend Ziffer 5.5).

Beispielsweise nutzen wir die Informationen zu vergangenen Referententätigkeiten oder Ihrer bisherigen Teilnahme an Veranstaltungen, um Sie auf zukünftige Veranstaltungen oder potentielle Engagements hinzuweisen, die für Sie von Interesse sein könnten.
Ferner dienen Ihre Daten dazu, Sie als Kooperationspartner für zukünftige Projekte zu gewinnen, etwa wenn wir ein Expertenpanel in Ihrem Fachbereich besetzen wollen, eine Studie durchführen oder eine Veröffentlichung in Ihrem fachlichen Schwerpunktbereich planen.
Auch kann es sein, dass wir Sie aufgrund Ihrer fachlichen Schwerpunkte und beruflichen Erfahrung auswählen, um Sie zur Teilnahme an Marktforschungsprojekten einzuladen, die in der Regel durch unabhängige Marktforschungsinstitute durchgeführt werden.
Sofern wir mit Ihnen Kontakt aufnehmen, um Sie über die Produkte und Dienstleistungen von SERVIER zu informieren (siehe auch Ziffer 5.5), einschließlich in Fällen in denen Sie uns eine gesonderte Einwilligung zur Kontaktaufnahme über bestimmte Kanäle (insb. E-Mail, Telefon und/oder Fax) erteilt haben, kann es sein, dass wir die Ergebnisse der von uns durchgeführten Auswertungen und fachlichen Klassifizierung nutzen, um Sie spezifischer und gemäß Ihren beruflichen Interessen und Qualifikationen ansprechen zu können.

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für die vorstehenden Zwecke jederzeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen widersprechen.

5.7 Arzneimittel- und Produktsicherheit

Soweit Sie im Rahmen der Interaktion mit SERVIER Informationen offenbaren, die unter Gesichtspunkten der Arzneimittel- und Produktsicherheit für SERVIER relevant sind, werden Ihre hierzu erforderlichen Daten zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen, aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, insbesondere zur Gewährleistung hoher Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei der Gesundheitsversorgung und bei Arzneimitteln, sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Pharmakovigilanz-Anforderungen sowie Geltendmachung, Verteidigung und Ausübung von Rechtsansprüchen) erhoben, gespeichert und verarbeitet, sowie an unsere für die Pharmakovigilanz verantwortliche Abteilung bei der SERVIER Forschung und Pharma-Entwicklung GmbH (sowie ggf. weitere Empfänger wie externe Kooperationspartner) zur Prüfung, Dokumentation und Bearbeitung des übermittelten Sachverhalts weitergeleitet (hierzu Ziffer 6). Es kann sein, dass die SERVIER Forschung und Pharma-Entwicklung GmbH zur weiteren Bearbeitung des Sachverhalts mit Ihnen Kontakt aufnimmt.

5.8 Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

SERVIER verarbeitet Ihre Daten ferner zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen von SERVIER, etwa steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten, etwaige Transparenzanforderungen oder Dokumentationspflichten zum Nachweis der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, insbesondere vor dem Hintergrund der Einhaltung der Gesetze zur Bekämpfung von Korruption im Gesundheitswesen.

Beispielsweise dokumentiert SERVIER die Abgabe von Arzneimittelmustern an Angehörige der Fachkreise mit Namen des Empfängers, Nachweis der Anforderung des Musters, Name und Anzahl des Produkts, sowie Art, Umfang und Zeitpunkt der Abgabe, soweit dies zur Führung des gesetzlich vorgesehenen Nachweises im Hinblick auf etwaige zur Verfügung gestellte Muster gem. § 47 AMG erforderlich ist.

5.9 Nutzung von Videokonferenzsystemen

Um Ihnen im Zusammenhang mit den vorstehend aufgeführten Zwecken die Kommunikation mit SERVIER mittels Telefon- und Videokonferenzen sowie die Teilnahme an Online-Veranstaltungen, -Schulungen und -Webinaren möglichst effektiv und einfach zu ermöglichen, kann es sein, dass SERVIER Ihnen die Möglichkeit zur Nutzung von Videokonferenzsystemen bietet (insbesondere im Zusammenhang mit den in Ziffern 5.1, 5.5 und 5.6 genannten Zwecken). Hierbei verarbeitet SERVIER etwaige zur Bereitstellung und Durchführung der jeweiligen Videokonferenz erforderliche Daten (insb. Benutzerdaten, die von Ihnen zur Nutzung des Dienstes mitgeteilt werden (z.B. Vorname, Nachname, E-Mailadresse), etwaige Informationen zum jeweiligen Online-Meeting (z.B. Zeitpunkt, Inhalt, Zugangsdaten), Audio- und/oder Videodaten (bei Aktivierung entsprechender Funktionen) sowie ggf. Inhalte etwaiger Textnachrichten (z.B. bei Nutzung von Chatfunktionen). SERVIER stützt die Datenverarbeitung auf die für den jeweiligen vorstehend genannten Zweck, in dessen Zusammenhang das Videokonferenzsystem zum Einsatz kommt, angegebene Rechtsgrundlage, sowie auf die Notwendigkeit der Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen von SERVIER an der sicheren und ordnungsgemäßen Bereitstellung und Durchführung von Videokonferenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Einzelheiten der Datenverarbeitung, insbesondere im Hinblick auf Empfänger und Speicherdauer, entnehmen Sie bitte der Beschreibung im Zusammenhang mit den jeweils einschlägigen Zwecken (insbesondere Ziffern 5.1, 5.5 und 5.6 sowie Ziffern 6 und 7).

Eine Aufzeichnung von Meetings mittels Videokonferenzsystemen findet grundsätzlich nicht statt. Sofern wir ausnahmsweise Ton- und/oder Videoaufzeichnungen anfertigen, erfolgt dies ausschließlich mit Ihrer vorherigen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).

Daneben kann es sein, dass der jeweilige externe Anbieter des Videokonferenzsystems weitere Daten von Ihnen erhebt und verarbeitet (insb. etwaige Nutzungsdaten, Telemetriedaten und Diagnosedaten). Hierbei handelt es sich um eine etwaige eigenverantwortliche Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den jeweiligen externen Anbieter, der insoweit als eigenständiger und unabhängiger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO handelt. SERVIER ist für diese Datenverarbeitung nicht verantwortlich. Einzelheiten zu einer etwaigen Datenverarbeitung entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Diensteanbieters.

5.10 Nutzung von Microsoft Sway

Um Ihnen im Rahmen der vorstehend aufgeführten Zwecke eine einfache Möglichkeit zu bieten, auf Online-Präsentationen und weitere digitale Inhalte von SERVIER (sog. “Sways”) zuzugreifen (insbesondere im Zusammenhang mit den in Ziffern 5.5 und 5.6 genannten Zwecken), nutzt SERVIER den Dienst Microsoft Sway. Hierbei handelt es sich um einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, Irland. Im Rahmen der Nutzung von Sway erhalten Sie von uns einen Link, der Sie auf das entsprechende Sway leitet. Es handelt sich hierbei um nicht-öffentliche, digitale Inhalte, die auf externen Webseiten, die in den USA durch die Muttergesellschaft (Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, Washington 98052, USA) gehostet werden, technisch zur Einsicht bereit gestellt werden. Bei Ihrem Besuch unserer Sways werden von SERVIER keine personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet. Es kann jedoch sein, dass Microsoft im Rahmen Ihres Besuchs unserer Sways bestimmte Daten erhebt, die automatisch von Ihrem Browser an Microsoft übermittelt werden, und hierzu ggf. auch Cookies einsetzt. Einzelheiten zu einer etwaigen Datenverarbeitung und Nutzung von Cookies durch Microsoft entnehmen Sie bitte den Datenschutzbestimmungen von Microsoft (verfügbar unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement).

6. An wen werden meine Daten weitergegeben? Werden meine Daten außerhalb der EU/des EWR gespeichert oder verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden von SERVIER in zentralen Datenbanken mit Serverstandort in Europa gespeichert.

SERVIER wird Ihre personenbezogenen Daten nur an interne und externe Empfänger weitergeben, soweit dies für die unter Ziffer 5 dargelegten Zwecke erforderlich ist.

Beispielsweise geben wir Ihre Daten in den folgenden Fällen weiter:

Bearbeitung von Anfragen und Reklamationen: Wir werden Ihre Daten an die SERVIER Forschung und Pharma-Entwicklung GmbH weitergeben, soweit dies zur Beantwortung einer Anfrage erforderlich ist, die Sie an unsere Forschungs- und Entwicklungsabteilung richten. Auch kann es sein, dass wir Ihre Daten an einen unserer externen Kooperationspartner weiterleiten, soweit Sie Anfragen oder Reklamationen zu einem Produkt dieses Kooperationspartners haben, das im Rahmen einer Vertriebskooperation vertrieben wird. Etwaige Reklamationen, die wir von Apotheken erhalten, geben wir ausschließlich unter Nennung von Name und Anschrift der Apotheke (d.h. ohne direkte Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten) an unsere Konzernmutter (Les Laboratoires Servier, Frankreich) und die Herstellungsstätten weiter.
Bestellung von Fachkreis- und Patienteninformationen: Zur Abwicklung Ihrer Bestellungen, einschließlich der Versendung von gewünschten Publikationen oder Informationsmaterialen, kann es sein, dass wir externe Logistik- und Versandunternehmen innerhalb der Europäischen Union einschalten.
Veranstaltungsteilnahme: Sofern Sie an einer Fortbildungsveranstaltung als Teilnehmer oder Referent teilnehmen, geben wir Ihre Daten an Dritte (z.B. Veranstalter, Hotels, Agenturen, Firmenreisebüros, Reisedienstleister) weiter, soweit dies für die Organisation und Abwicklung Ihrer Veranstaltungsteilnahme und/oder Reisebuchung (z.B. Buchung eines Hotelzimmers) erforderlich ist. Wird die Veranstaltung durch die Konzernmutter (Les Laboratoires Servier, Frankreich) durchgeführt, werden die Daten Ihrer Veranstaltungsanmeldung für die organisatorische Abwicklung an die Konzernmutter weitergeleitet.
Tätigkeit als Referent, Autor und/oder Berater: Ihre Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist zur Durchführung des Vertrages mit Ihnen (etwa im Hinblick auf die Weitergabe der zur Organisation und Abwicklung der Referenten- oder Beratertätigkeit erforderlichen Daten an Hotels, Agenturen, Reisebüros und Reisedienstleister oder der zur Durchführung der Autorentätigkeit und Veröffentlichung der Beiträge erforderlichen Daten an die jeweiligen Verlage oder Online-Plattformen) erforderlich. Soweit unsere Konzernmutter (Les Laboratoires Servier, Frankreich) einen Experten für die Erbringung einer medizinisch-wissenschaftlichen Leistung auf internationale Ebene sucht und Ihr Profil für diese Tätigkeit geeignet erscheint, kann es zudem sein, dass wir Ihren Lebenslauf und etwaige relevante Informationen über Ihre fachliche Qualifikation an unsere Konzernmutter weitergeben. Gleiches gilt, soweit unsere Konzernmutter etwaige Autoren für eine geplante Veröffentlichung sucht. Sofern Sie für ein potentielles Engagement als Referent, Autor und/oder Berater in Frage kommen, werden Sie von SERVIER oder direkt von unserer Konzernmutter kontaktiert.
Durchführung von Studien: Ihre Daten werden im Rahmen der Abwicklung der Studie gemäß der vertraglichen Vereinbarung sowie zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten (insbesondere Anzeige- und Meldepflichten) an die zuständigen Behörden und Verbände weitergegeben.
Marktforschung: Sofern Sie aufgrund Ihrer fachlichen Schwerpunkte und beruflichen Erfahrung für von SERVIER durchgeführte Marktforschungsprojekte in Betracht kommen, kann es sein, dass wir Ihre hierzu erforderlichen Daten (in der Regel: Name, Fachrichtung, berufliche Anschrift und Telefonnummer) an Marktforschungsinstitute weitergeben, die Sie im Auftrag von SERVIER kontaktieren und zur Teilnahme an dem jeweiligen Marktforschungsprojekt einladen. Hierbei handelt es sich um unabhängige Marktforschungsinstitute, die das Projekt – sofern Sie sich zur Teilnahme bereit erklären – in eigener Verantwortung durchführen und ihre Daten als eigenständiger Verantwortlicher erheben und verarbeiten. SERVIER erhält in der Regel keinerlei personenbezogene Daten über Ihre Teilnahme (sondern nur anonymisierte und aggregierte Auswertungen, aus denen ein Rückschluss auf Ihre Person nicht möglich ist). Ferner werden bestimmte Marktforschungsprojekte zentral durch unsere Konzernmutter (Les Laboratoires Servier, Frankreich) gesteuert; in diesen Fällen kann es sein, dass wir Ihre Daten an unsere Konzernmutter weitergeben, die diese dann ggf. an das jeweils von der Konzernmutter beauftragte Markforschungsinstitut weiterleitet.
Arzneimittel- und Produktsicherheit: Soweit dies zur Prüfung, Dokumentation und Bearbeitung von etwaigen Verdachtsfällen von unerwünschten Nebenwirkungen oder sonst aus Gründen der Arzneimittel- und Produktsicherheit erforderlich ist, werden Ihre hierfür erforderlichen Daten an die Servier Forschung und Pharma-Entwicklung GmbH, Elsenheimerstr. 53, 80687 München (Datenschutzbeauftragte: Kontakt postalisch (wie vor), E-Mail: datenschutz-sf-de@servier.com) sowie ggf. unsere externen Kooperationspartner (soweit Produkte dieser Kooperationspartner betroffen sind) weitergegeben. Soweit zur Bearbeitung von Verdachtsfällen für SERVIER Produkte erforderlich, in denen Sie gesundheitsbezogene Daten zu Ihrer Person offenbaren, werden Ihre Daten zudem in pseudonymisierter Form (ohne Offenlegung Ihres Namens oder sonstiger unmittelbarer Identifikationsmerkmale) an die für die Pharmakovigilanz verantwortliche Abteilung in der Konzernzentrale in Frankreich (Institut de Recherches Internationales Servier, 50, Rue Carnot, 92284 Suresnes cedex) und von dort an weitere in die Arzneimittelsicherheit eingebundene Gesellschaften der SERVIER-Gruppe sowie die für die Arzneimittelsicherheit zuständigen Behörden (im Rahmen gesetzlicher Meldeverpflichtungen) weitergegeben.
Verwaltung und Pflege der Geschäftsbeziehung: Soweit SERVIER zu Ihrer Person gespeicherte Stamm- und Adressdaten (d.h. Name, Titel, Firmeninformationen, berufliche Adresse(n), LANr, Angaben zur Anstellung, Fachrichtung und Spezialisierung) berichtigt und/oder aktualisiert, oder Stamm- und Adressdaten zu Ihrer Person erstmalig speichert, übermittelt SERVIER die betroffenen Datensätze auch an externe Datenlieferanten, von denen SERVIER regelmäßig aktualisierte Stamm- und Adressdaten bezieht Ziffer 3. Dies erfolgt zur Wahrung der berechtigten Interessen von SERVIER an der Gewährleistung der Richtigkeit und Aktualität der SERVIER von diesen externen Dienstleistern zur Verfügung gestellten Stamm- und Adressdaten von Angehörigen der Fachkreise. Die Übermittlung Ihrer Stamm- und Adressdaten erfolgt zudem zur Wahrung der berechtigten Interessen der externen Dienstleister, die hierdurch ihre Datenbanken pflegen, um die berichtigten und aktualisierten Stamm- und Adressdaten auch anderen Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Zudem werden wir Ihre Daten an Dienstleister von SERVIER weitergeben, die Ihre Daten im Auftrag und gemäß den Weisungen von SERVIER verarbeiten (sog. Auftragsverarbeiter), etwa um SERVIER bei der Versendung von gewünschten Informationen zu unterstützen (z.B. Dienstleister zur postalischen Versendung sowie technischen Übermittlung elektronischer Nachrichten) sowie den reibungslosen Betrieb der verwendeten IT-Systeme zu gewährleisten (z.B. IT-Dienstleister zum Hosting der Website und Betrieb der CRM-Datenbank, Anbieter von Videokonferenzsystemen oder technischen Plattformen (z.B. Sway)). Unsere Dienstleister sind verpflichtet, sämtliche notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß den datenschutzrechtlichen Erfordernissen zu schützen. Eine Weitergabe an Dritte oder eine Verarbeitung für eigene Zwecke ist unseren Dienstleistern nicht gestattet.

Es kann in seltenen Fällen sein, dass die oben genannten Empfänger ihren Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union und der Vertragsstaaten des Europäischen Wirtschaftsraumes haben (sog. Drittländer). Die Gesetze dieser Länder gewährleisten unter Umständen kein Datenschutzniveau, das von der Europäischen Kommission im Rahmen eines Angemessenheitsbeschlusses für angemessen befunden wurde. In diesen Fällen haben wir jedoch geeignete und angemessene Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten auch durch die Empfänger in Drittländern angemessen geschützt werden und dass das durch die europäischen Gesetze geforderte Datenschutzniveau nicht unterschritten wird (z.B. durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln).

Um mehr über die Empfänger ihrer Daten sowie die von uns getroffenen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten zu erfahren, einschließlich der Möglichkeit eine Kopie der Maßnahmen zu erhalten, wenden Sie sich bitte an SERVIER unter den in Ziffer 2 aufgeführten Kontaktdaten.

Ihre Daten werden darüber hinaus nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen (etwa im Hinblick auf die Arzneimittelsicherheit) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) erforderlich.

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweils aufgeführten Zwecke erforderlich ist.

In der Regel werden wir Ihre Daten wie folgt aufbewahren:

Vertragsdurchführung: Ihre zu Zwecken der Vertragsdurchführung gespeicherten Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur vollständigen Abwicklung des jeweiligen Vertrages, einschließlich zu Abrechnungszwecken, erforderlich ist. Soweit dies zur Wahrung der berechtigten Interessen von SERVIER (Sicherstellung und Dokumentation der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, insb. Antikorruptionsgesetze) erforderlich ist (insbesondere im Hinblick auf Ihre Teilnahme an Veranstaltungen oder Tätigkeit als Referent, Autor und/oder Berater), werden die hierfür relevanten Daten ferner für fünf Jahre nach Beendigung des jeweiligen Vertrages aufbewahrt. Daneben speichern wir die zur Erfüllung unserer handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten erforderlichen Daten (z.B. Vertragsdokumente, Buchungsbelege) für einen Zeitraum von 10 Jahren.
Bearbeitung von Anfragen und Reklamationen: Ihre Daten werden nach der Bearbeitung und vollständigen Abwicklung Ihrer Anfragen noch für einen Zeitraum von 15 Jahren (bei Reklamationen) bzw. 10 Jahren (bei sonstigen Anfragen) gespeichert, soweit dies zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen und/oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Verwaltung und Pflege der Geschäftsbeziehung: Die zu Zwecken der Dokumentation, Verwaltung und Pflege der Geschäftsbeziehung im Rahmen der Dokumentation der Besuche sowie sonstiger Interaktionen mit SERVIER erfassten Daten (Besuchs- und Interaktionshistorie) werden jeweils für drei Jahre gespeichert, um eine gewisse Kontinuität der Geschäftsbeziehung sicherzustellen, und im Anschluss im Rahmen der allgemeinen Löschroutinen von SERVIER zum Ende des jeweiligen Geschäftsjahres von SERVIER (d.h. zum 30. September) gelöscht.
Transparenzanforderungen (AKG e.V./EFPIA): Die zu Zwecken der Umsetzung der AKG-Transparenzanforderungen gespeicherten Daten werden von SERVIER auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Sicherstellung und Dokumentation der Einhaltung der AKG-Transparenzanforderungen für eine Dauer von 3 Jahren aufbewahrt.
Kontaktaufnahme zur Information über Produkte und Dienstleistungen; Bereitstellung von fachlichen Publikationen: Ihre zu diesen Zwecken gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen (soweit SERVIER Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet) bzw. der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen. Zudem löschen wir Ihre Daten, sobald diese für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind (etwa da wir die gewünschte Publikation oder Mailing-Serie einstellen). Dies gilt jedoch nicht, soweit wir die Daten auf Grundlage einer anderen Rechtsgrundlage weiterverarbeiten dürfen (etwa da die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist).
Arzneimittel- und Produktsicherheit: Etwaige unter Gesichtspunkten der Arzneimittel- und Produktsicherheit relevante Informationen werden in Übereinstimmung mit den gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen von der SERVIER Forschung und Pharma-Entwicklung GmbH für mindestens 10 Jahre nach Ablauf der Zulassung des Arzneimittels aufbewahrt.
Musterabgabe: : Die im Rahmen der Abgabe von Arzneimittelmustern von Ihnen erhobenen Daten speichern wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Dokumentation der Einhaltung der gesetzlichen Pflichten nach § 47 AMG für die Dauer von 5 Jahren nach Abgabe des Musters.

Ihre Daten werden zu den vorstehend genannten Zeitpunkten gelöscht, es sei denn, dass im Einzelfall einer Löschung gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben) entgegenstehen oder eine längere Speicherung im konkreten Fall zur Erfüllung sonstiger rechtlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen von SERVIER (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche) erforderlich ist

8. Welche Rechte habe ich, und wie kann ich diese ausüben?

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen das Recht:

Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten zu verlangen (Recht auf Auskunft);
die Berichtigung unrichtiger Daten und, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung);
bei Vorliegen berechtigter Gründe die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Recht auf Löschung);
die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung);
bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder, soweit dies technisch machbar ist, von SERVIER übermitteln zu lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit); sowie
nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung wird von SERVIER nicht durchgeführt.

Sie haben ferner das Recht, einer Verarbeitung Ihrer Daten, die zur Wahrung der berechtigten Interessen von SERVIER erfolgt, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen zu widersprechen (Widerspruchsrecht). Werden personenbezogene Daten von SERVIER verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen, ohne dass es hierfür besonderer Gründe bedürfte.

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten berührt würde.

Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte, sowie zum Widerruf einer etwaigen Einwilligungserklärung, an SERVIER unter den in Ziffer 2 aufgeführten Kontaktdaten. Zudem haben Sie unbeschadet sonstiger Rechtsbehelfe jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.