Datenschutzhinweise für Patientenvertreter und -repräsentanten (Servier Deutschland GmbH)

Stand: 20. Oktober 2022

Die SERVIER Deutschland GmbH, Elsenheimerstr. 53, 80687 München (“SERVIER“) verarbeitet personenbezogene Daten von Vertretern von Patientenorganisationen. Dies können Mitglieder von Patientenorganisationen, Patientenverbänden oder Selbsthilfeorganisationen sein, die als deren Vertreter oder Repräsentanten für diese handeln oder auftreten (“Patientenorganisation“), im Einklang mit den anwendbaren gesetzlichen Anforderungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO“) für die in Ziffer 5 genannten Zwecke. Nachfolgend erläutern wir Ihnen, welche Daten SERVIER von Ihnen speichert, wie Ihre Daten verwendet werden und welche Rechte Sie im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer Daten haben.

Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzhinweise finden Sie unter www.servier.de/datenschutz-uebersichtsseite. Für Ihre Nutzung der Website www.servier.de gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung, die Sie jederzeit unter www.servier.de/datenschutz/datenschutzhinweise-von-servier-in-deutschland/ abrufen können.

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist SERVIER Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

2. Wie kann ich SERVIER kontaktieren?

Sie können SERVIER, sowie den Datenschutzbeauftragten von SERVIER, jederzeit unter den nachfolgenden Kontaktdaten erreichen:

3. Welche Daten werden von mir erhoben, gespeichert und verarbeitet?

SERVIER erhebt, speichert und verarbeitet personenbezogene Daten, die Sie gegenüber SERVIER offenlegen oder die SERVIER sonst im Rahmen der Interaktion und Zusammenarbeit mit Ihnen erfasst. Dies kann beispielsweise die folgenden Informationen erfassen (soweit jeweils für die unter Ziffer 5 genannten Zwecke erforderlich):

• Kontaktdaten von Ansprechpartnern (Titel, Name, Telefon- und Faxnummer, Email, berufliche Position/Funktion)
• Wenn Sie unsere Räumlichkeiten/Standorte betreten, werden Ihre personenbezogenen Daten auch zu Sicherheitszwecken erfasst (z. B. durch ein Zutrittskontrollsystem für Büroräume, um die Sicherheit von Personen und Räumlichkeiten zu gewährleisten).

4. Bin ich verpflichtet, meine Daten anzugeben?

Soweit wir personenbezogene Daten direkt von Ihnen erheben, sind Sie grundsätzlich nicht verpflichtet, die Daten bereitzustellen. Es kann aber sein, dass wir in bestimmten Fällen Ihre Daten benötigen, etwa um einen Vertrag mit Ihnen zu begründen oder durchführen zu können (z.B. Kooperationsvereinbarung). Wir werden Sie in diesen Fällen – soweit erforderlich – gesondert darüber informieren, ob die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben ist, welche Daten wir von Ihnen benötigen und welche möglichen Folgen die Nichtbereitstellung hätte.

5. Für welche Zwecke werden meine Daten verarbeitet, und auf welcher Rechtsgrundlage?

5.1 Verwaltung und Abwicklung von Vertragsbeziehungen

SERVIER verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Begründung oder Abwicklung einer vertraglichen Beziehung mit Ihnen bzw. mit der Patientenorganisation erforderlich ist. Dies kann beispielsweise die Tätigkeit als Referent im Rahmen von Presse- oder Kongressveranstaltungen (z.B. wissenschaftliche Symposien) oder als Berater in Advisory Boards, Informations- und Fachgesprächen und wissenschaftlichen Projekten (z.B. Versorgungsforschung) erfassen, einschließlich etwaiger Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen. Eine vertragliche Beziehung kann beispielsweise auch die Gewährung finanzieller Unterstützungen in Form von Sponsorings (sogenannter “Sponsoringvertrag”) und Spenden an Patientenorganisationen seitens SERVIER (sogenannter “Spendenbrief”), sowie auch die Mitgliedschaft von SERVIER in Patientenorganisationen bzw. Selbsthilfeorganisationen (etwa Abrechnung von Mitgliedschaftsbeiträgen, Kontaktaufnahme und Informationsaustausch) erfassen.

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten stützen wir uns auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages bzw. zur Durchführung diesbezüglicher vorvertraglicher Maßnahmen. Auch verarbeiten wir Ihre Daten zwecks des Managements unserer Arbeits- bzw. Geschäftsbeziehung einschließlich der Kontaktaufnahme.

Wir stützen uns für die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung und der Arbeits- und Geschäftsbeziehung auch auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung der Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere:

• Interesse an der Bereitstellung oder Vermittlung der jeweiligen Services (z.B. Patienteninformationsbroschüren, Patiententagebücher o.ä.);
• Interesse an der Entwicklung, Dokumentation und Verwaltung von möglichen Kooperationen;
• Interesse an der Dokumentation und ggf. Evaluation der durch Sie durchgeführten vertraglichen Tätigkeit (etwa bei einer Referenten- oder einer Beratertätigkeit), insbesondere vor dem Hintergrund einer etwaigen zukünftigen erneuten Zusammenarbeit mit SERVIER;
• Interesse an der Sicherstellung der sachgerechten Vergütung (etwa eines Referenten) sowie Einhaltung der diesbezüglichen gesetzlichen Anforderungen, insbesondere Ermittlung einer fairen und dem Markt angemessenen Vergütung und Erstellung entsprechender Dokumentation zu Nachweiszwecken;
• Interesse an der Sicherstellung und Dokumentation der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen (etwa Antikorruptionsgesetze, handels- und steuerrechtliche Anforderungen, einschließlich Erbringung des Nachweises über die von Ihnen erbrachte Tätigkeit sowie die gezahlte Vergütung und Kostenübernahme, oder Erbringung des Nachweises über die von uns gewährte Spende und deren gemeinnützige Zwecke;
• Interesse an der Mitgliedschaft von SERVIER in Patientenorganisationen bzw. Selbsthilfeorganisationen;
• Interesse an der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Darüber hinaus werden Ihre im Zusammenhang mit der Verwaltung und Abwicklung der Vertragsbeziehung erhobenen Daten von SERVIER – soweit relevant und erforderlich – für die in Ziffer 5.1 aufgeführten Zwecke verarbeitet und hierzu, ggf. auch nach Vertragsende, von SERVIER gespeichert.

6. An wen werden meine Daten weitergegeben? Werden meine Daten außerhalb der EU/des EWR gespeichert oder verarbeitet?

Ihre von SERVIER verarbeiteten personenbezogenen Daten stehen nur einer begrenzten Anzahl von Personen, die Zugriff auf diese Informationen haben müssen oder bei welchen dies gesetzlich vorgeschrieben ist, zur Verfügung. Dies betrifft unter anderen folgende Personenkreise:

• Beschäftigte der Unternehmenskommunikation-Abteilung
• Beschäftigte der medizinisch-wissenschaftlichen Abteilung (soweit erforderlich)
• Beschäftigte der Market Access Abteilung
• Beschäftigte von Legal und Compliance
• Geschäftsführung
• Beschäftigte der Finanz- und Buchhaltungsabteilung
• Beschäftigte des Empfangs und Facility Management Teams
• Beschäftigte der IT-Abteilung (soweit erforderlich)
• Beschäftigte des Bereichs Veranstaltungsmanagement

SERVIER nutzt darüber hinaus Dienstleistungen von Drittunternehmen und Partnern (wie z.B. Reiseagenturen, Hotels, Fluggesellschaften etc.), die ebenfalls Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten können, soweit dies für die Ausführung der jeweiligen Dienstleistung erforderlich ist.

Zudem werden wir Ihre Daten – falls erforderlich – an andere SERVIER-Gruppenunternehmen sowie Dienstleister von SERVIER weitergeben, die Ihre Daten im Auftrag und gemäß den Weisungen von SERVIER verarbeiten (sog. Auftragsverarbeiter), etwa um SERVIER den reibungslosen Betrieb der verwendeten IT-Systeme zu gewährleisten (z.B. IT-Dienstleister zum Betrieb des Buchhaltungssystems). Unsere Dienstleister sind verpflichtet, sämtliche notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß den datenschutzrechtlichen Erfordernissen zu schützen. Eine Weitergabe an Dritte oder eine Verarbeitung für eigene Zwecke ist unseren Dienstleistern nicht gestattet.

Es kann in seltenen Fällen sein, dass die oben genannten Empfänger ihren Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union und der Vertragsstaaten des Europäischen Wirtschaftsraumes haben (sog. Drittländer). Die Gesetze dieser Länder gewährleisten unter Umständen kein Datenschutzniveau, das von der Europäischen Kommission im Rahmen eines Angemessenheitsbeschlusses für angemessen befunden wurde. In diesen Fällen haben wir jedoch geeignete und angemessene Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten auch durch die Empfänger in Drittländern angemessen geschützt werden und dass das durch die europäischen Gesetze geforderte Datenschutzniveau nicht unterschritten wird (z.B. durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln).

Es kann auch sein, dass wir die entsprechend der mit Ihnen durchgeführten Tätigkeiten (z.B. Erstellung einer Patientenbroschüre) mit Ihrem Namen auf unsere Webseite veröffentlichen bzw. auf unterschiedlichen Kanälen verbreiten.

Um mehr über die Empfänger Ihrer Daten sowie die von uns getroffenen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten zu erfahren, einschließlich der Möglichkeit eine Kopie der Maßnahmen zu erhalten, wenden Sie sich bitte an SERVIER unter den in Ziffer 2 aufgeführten Kontaktdaten.

Ihre Daten werden darüber hinaus nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen (etwa im Hinblick auf die Arzneimittelsicherheit, falls zutreffend) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) erforderlich.

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur solange gespeichert, wie dies für die jeweils aufgeführten Zwecke erforderlich ist.

Ihre von SERVIER erfassten personenbezogenen Daten werden in einer Form gespeichert, die Ihre Identifizierung für die Zwecke, für welche die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, nur so lange wie nötig ermöglicht. Dies bedeutet im Einzelnen:

• Ihre zu Zwecken der Vertragsdurchführung gespeicherten Daten werden nach vollständiger Abwicklung des Vertrages, einschließlich zu Abrechnungszwecken, für einen Zeitraum von fünf Jahren aufbewahrt, soweit dies zur Dokumentation der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen (insb. Antikorruptionsgesetze) erforderlich ist (insbesondere im Hinblick auf Ihre Teilnahme an Veranstaltungen oder Tätigkeit als Referent, Autor und/oder Berater).
• Daneben speichern wir die zur Erfüllung unserer handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten erforderlichen Daten (z.B. Vertragsdokumente, Buchungsbelege) für einen Zeitraum von 10 Jahren.
• Daten, die für die Sicherheit von Besuchern und Räumlichkeiten erfasst werden, werden i.d.R. nach Rückgabe der Zutrittskarte gelöscht.

8. Welche Rechte habe ich, und wie kann ich diese ausüben?

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen das Recht:

• Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten zu verlangen (Recht auf Auskunft);
• die Berichtigung unrichtiger Daten und, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung);
• bei Vorliegen berechtigter Gründe die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Recht auf Löschung);
• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung);
• bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder, soweit dies technisch machbar ist, von SERVIER übermitteln zu lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit); sowie
• nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung wird von SERVIER nicht durchgeführt.

Sie haben ferner das Recht, einer Verarbeitung Ihrer Daten, die zur Wahrung der berechtigten Interessen von SERVIER erfolgt, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen zu widersprechen (Widerspruchsrecht). Werden personenbezogene Daten von SERVIER verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen, ohne dass es hierfür besonderer Gründe bedürfte.

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten berührt würde.
Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte, sowie zum Widerruf einer etwaigen Einwilligungserklärung, an SERVIER unter den in Ziffer 2 aufgeführten Kontaktdaten. Zudem haben Sie unbeschadet sonstiger Rechtsbehelfe jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.